パンフレットなどの企画書を短時間で効果的に作る方法

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時間が足りないからプレゼンは無理!?

パンフレットの作成などで、急いで企画書を作らなくてはいけないときってありますよね。時間がないのに気ばかり焦ってしまって、ぜんぜんはかどらないなんて経験をしたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか。やみくもに取り組んでも、かえって時間を浪費するだけ。時間がないときほど、理性的な判断と合理的な思考が必要です。

一生懸命なだけでは思い描くような企画書はできません。少ない時間を有効に使い、説得力の高い企画書をつくるにはどうすればいいのでしょうか?

時間がなくても質の高い企画書を作るコツ

プレゼンなどの企画提案で一番大切なのは、もちろん企画内容そのもの。時間の多くはアイデアの発想や考え方の整理に割くべきで、時間が足りないときほど企画書を作る作業に時間をかけるべきではありません。

しかし、時間が足りないからといって、見栄えの悪い企画書で提案が通らないのでは本末転倒。時間がない中でも、質の高い企画書を作る必要があります。少ない時間で、効果的に説得できる企画書を作るには、あらかじめしっかりとした段取りを決め、時間をかける部分と手を抜く部分を分けることです。

具体的には、次のようなことをポイントにします。

・考えながら作業しない

企画書を作るとき、多くはパワーポイントを使うと思います。企画書の作成に取りかかるとき、パワーポイント開いてから考える作業をしないようにしましょう。考えながら作ると、時間があっという間に無くなってしまいます。考える時間と作業する時間を完全に分けたほうが時間を有効に使えます。時間がないときの企画書作成は、考えながら作業しないことが必須条件です。

・企画書の型を決める

企画書の見せ方には、ある程度のパターンがあります。大きくは初めに企画のメインをもってくるのか、それとも環境や条件の確認から入るのか、企画を効果的に提案するにはこのうちどちらの型が適しているのかを初めに決めておきましょう。これは考えながら作業しないための大前提となります。

・企画書全体の構成を決める

企画書全体の構成を予め決めるのも、考えながら作業しないために必要なことです。どういった順番で、どの内容に何ページ使うのか?
見積は入れるのか?キャスティングは必要か?こういったことをすべてページ建てして決めておきましょう。構成が決まっていないと、後の作業すべてに時間がかかってしまいます。ここは手を抜いてはいけない部分です。

・各ページの内容を決める

企画書1ページごとに、その中身を事前に決めておきましょう。何を言うのかはもちろん、どんな表やグラフを入れるのか、写真は使うのかといったことまで明確にしておくと、実際の作業がスピーディーに進みます。具体的にしておくほど、作業時間を短縮できます。ここも手を抜かずに、できるだけ内容を詰めておきましょう。

・最初はざっくり作る

構成や各ページの内容が決まったら、いよいよ企画書の作成作業に入ります。作成作業は、最初からキッチリ作り込むのではなく、初めは大まかに作っていきましょう。

テキストは言葉尻など気にせず、思いのままに書いてOK。レイアウトも細部まで気にする必要はありません。この段階では手を抜いてかまいません。とにかく形にすることが優先です。

・最後に細部を調整しましょう

企画書の全体像が完成したら、各ページの精度を高めていきましょう。テキストは校正をして、解りづらい点や読みにくい文章は修正します。フォントや色なども調整し、レイアウトを最終形に整えます。ここは細部まで目を通して、ミスや漏れがないかしっかり確認しましょう。

時間がないときこそ作業時間を短縮しよう

企画書の作成は、時間がないときこそパワーポイントの作業時間短縮に努めましょう。そのためには、パワーポイントの作業に入る前にすべての準備を終わらせておくことです。人間の脳は、一度に一つのことを実行したほうが力を発揮するようにできています。

“考える”と“作業する”を別々にやることが、少ない時間でも質の高い企画書を作成するコツです。時間がないときこそ分断と集中が必要ですよ。

制作実績 / パンフレット

  • 資格講座案内パンフレット制作

    株式会社日本マンパワー

  • 教育旅行ガイドブック制作

    公益社団法人 福井県観光連盟

  • 獣医薬品 パンフレット制作

    あすかアニマルヘルス株式会社