パンフレット制作会社が教える展示会成功の秘訣

パンフレット制作会社が教える展示会を成功させる秘訣

東京ビッグサイトや幕張メッセでは、毎月さまざまな展示会が開催されています。営業戦略の一環として展示会に出展することは有効な方法ですが、何をもって成功と言えるのでしょうか? 自社の商品やサービスを存分にPRして、目標とする売上を獲得することですよね。そのためには、名刺をどれだけもらったか、そこから何件のアポにつながったかが大切です。名刺交換・商談・契約というホップ・ステップ・ジャンプをスムーズに展開するためには、各工程で来場者のためにどのような姿勢で臨むかが大切になります。

名刺を数多く獲得するためには視覚・聴覚に訴えるべし

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契約するためには、商談をしなければなりません。商談にこぎつげるためには、まずは自社のことを知ってもらわなければなりません。名刺交換はそのための第一歩です。受注の確率少しでも高くするためには、少しでも多く名刺交換をして自社のことを知ってもらいましょう。展示会に訪れる来場者は、自分たちに必要な情報を収集しにきているわけですが、すべてのブースに足を止めてくれるかというと、そういうわけではありません。ブースを見て、自分たちが求めているものがそこにあるかどうかを瞬時に判断をして、立ち止まったり、通り過ぎたりしているのです。つまり、来場者からどのようなブースに見えるかが名刺交換の件数を左右するのです。

人間が得られる情報の大半は視覚によるものですが、情報量がありすぎると、ごちゃごちゃして、本当にアピールしなければならない情報が埋もれてしまいます。物理的にも通路が圧縮され窮屈になる恐れもあります。ブースが大きければ、それでもうまく伝達することはできるのでしょうが、予算の関係でそこまでのスペースが確保できないのであれば、本当に売り込みたいものを絞り込んでシンプルなブースにするべきでしょう。ただし、シンプルといってもインパクトのあるデザインにしなければ立ち止まってはもらえません。自分たちはどのような特徴の商品やサービスを売っており、それを取り入れることでどんなメリットがあるのかわかるように、パネルやポスター、デジタルサイネージなどのツールを用意して飾るようにしましょう。そうすることで、来場者がブースを通った時に、何を紹介しているブースなのか瞬時に理解してくれるのです。興味があるようなら足を止めてくれるはずなので、そこでブースの中に誘導し、名刺交換をしましょう。

もちろん、一社一社のブースを丁寧に見てくれる来場者ばかりではありません。そのような来場者の中にも見込み客はいるはずなので、少しでもそういった人たちの注意を引くために、スタッフによる声掛けが欠かせません。展示会に力を入れている企業が綺麗なコンパニオンを導入して来場者をブースに引き込んでいるように、積極的なアプローチこそが名刺交換の件数を増やすコツなのです。

やる気のない小さな声で呼びかけても良い印象をもたれず、逆に来場者を遠ざけてしまうため、フレッシュな若手社員を投入して元気に声を張ることをおすすめします。とはいっても、騒がしかったり、しつこかったりすると引かれてしまうこともあるので、その場の状況を見ながら声のボリュームを調整していきましょう。トライ&エラーで柔軟に改善していく姿勢が大事です。また、来場者バッジの分類からどの業界の人なのかがわかるので、あらかじめターゲットを定めてアプローチするといいでしょう。

商談は相手が求めているものを叶えられることをアピールすべし

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ブースに誘導できたとしても、来場者によって温度差は違います。とりあえず話を聞いてみようというレベルの人もいれば、今日中に発注先を決めてしまいたいという人もいます。その温度差を図るためには、売り込むよりも先に相手が何を求めて今回の展示会に来たのかをヒアリングしましょう。それをせずに、いきなりセールスを始めても、売り込まれているというマイナスの印象をもたれかねません。相手が今何に困っているのか、何を求めているのかを聞いたうえで、自社のこの商品やサービスでならスムーズに解決することができます、ともっていくのが理想的な流れといえるでしょう。

業者選びは担当者との相性で決まることもあります。仮にコストや提案内容で他社に負けていたとしても、この人なら自分たちの悩みに真剣に耳を傾け、一生懸命仕事をしてくれるはずだと感じてもらえれば、それが受注につながることもあるわけです。自分たちのことをアピールしたいという気持ちはよくわかりますが、展示会という慌ただしい中においても、相手が求めているものは何なのかを知ろうとする姿勢が重要です。また、来場者に商品やサービスについて紹介をする際も、全員に同じことを言うのではなく、それぞれの課題に応じた特徴やメリットを示していきましょう。

また、商談において、商品やサービスの内容を見てもらい、口頭で説明するだけではいずれ記憶から薄れてしまうでしょう。何を紹介したのかを覚えてもらうため、そしてその場にいない上司の方にも理解してもらうため、展示会用のパンフレットを制作してお渡ししましょう。来場者は、展示会の期間中に、さまざまなチラシを受け取っているので、時間をかけて読み込むものというよりも、具体的な数字をアピールするなど、商品の特徴やサービスを導入するメリットを簡潔に伝えられるパンフレットをデザインするように心がけましょう。その場のトークにしても、お渡しするパンフレットにしても、「この商品・サービスはこんなにいいものなんですよ」というより、「お客様にとって価値あるものです」というメッセージを発信することです。

展示会後のフォローアップにこそ念入りに準備すべし

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展示会当日、商談がトントン拍子に進んでも最終的には仕事につながらなかったというケースはよくあります。上司の決算が下りなかったのかもしれないですし、帰社後改めて振り返ってみたときにそれほど価値を感じなかったのかもしれませんし、他社のブースに立ち寄ってそちらの方に魅力を感じたのかもしれません。いずれにしても、アフターフォローをしっかりと行っていれば契約までこぎつけたかもしれません。

アフターフォローをする上でまずしてほしいのは、展示会終了後に、集めた名刺を整理することです。優先順位を決めて、見込みのある来場者から順にお礼のメールを送り、訪問の機会を頂けないか連絡をしましょう。できれば一か月以内に終わらせたいものです。半年後に電話をされる方もいますが、連絡を受けた方はそんなに期間が空いてしまったら覚えていません。「鉄は熱いうちに打て」という言う言葉があるように、アフターフォローは迅速に行いましょう。

メールや電話をする上で、重要なのは展示会でした会話について触れること。どんな話をしたのか覚えていることをさりげなく伝えることで距離が縮まるものです。それに伴い、展示会では伝えきれなかったことがあり、改めて提案したいというように話をすることで、相手に「何かいい提案が聞けるのでは?」と期待させるようにもっていきましょう。

実際にお会いしたときに、展示会でした話と重なるのはいいのですが、全く同じ話をしないように気を付けましょう。先方がわざわざ時間を取ってお会いするのは、展示会でした話をより踏み込んで提案してほしいからです。展示会から訪問までの間に、改めてこの会社にはこういう話を聞かせてもらおう、こういうデータを見せよう、こういう提案をしようと、相手のニーズに合わせて念入りな準備をして、契約の確率を高めるようにしましょう。もし、そこで仕事につながらなくても、半年後、一年後に何らかの案件が発生したときに声をかけてもらえる距離を作っておくことが大事なのです。
 
このように展示会を成功させるためには、準備、出展、アフターフォローという各工程で相手の求めるアプローチをすることにあります。せっかく集めた名刺が、商談に費やした時間が無駄にならないように、自分たちのアピールだけに終始するのではなく、相手のことを考えた施策を打っていきましょう。
 

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