展示会成功への分かれ道。「準備」「運営」「フォロー」

展示会成功への分かれ道。「準備」「運営」「フォロー」
 
展示会に初めて出展するけれど、具体的に何をしたらいいかわからない・・・なんてことはありませんか? 展示会の流れは大きく分けて「開催前(準備)」「開催中(運営)」「開催後(フォロー)」の三つの段階があります。どれぐらいの名刺を交換し、どれだけのアポイントにつながり、どれだけの売上に繋げるかという目標達成には、開催中だけではなく、その前後の段階でも適切な動きが取れているかも重要な要素になります。

準備:展示会当日のシミュレーションをしてみる

展示会開催日に向けてまずやることはディスプレイ(展示)のレイアウト決めです。ブースのデザインはどうするのか、何をどこに配置するのか、パンフレットやポスターの販促ツールを用意するのかを決めましょう。初めての展示会の場合、それぞれにどれくらいの日数が必要なのかを確認しておき、余裕を持った計画を立てておくとよいでしょう。

多くの会社が出展している展示会では話を聞いて回る方も一苦労。1つのブースでずっと聞いている訳には行きません。滞在時間が限られている来場者は話を聞くかどうかを瞬時に判断するので、一目で何のブースなのか判断できるように目立つパネルやポスターを用意しておくといいでしょう。当日は、チラシやパンフレットを配布することになりますが、慌てて作ってしまうと、後からああすればよかったとなるので、早めに準備をしましょう。ブースの装飾に関しては、プロにお任せするのがベストですが、丸投げにしてしまうとコンセプトにズレが出てきてしまうので、しっかりと情報共有しましょう。

ディスプレイなどのブースデザインが決まったら来場者の視点に立って当日の運営方法を決めます。来場者を迎え入れる導線はよいか、商品やサービスの説明をするスタッフは誰なのか、シフトはどうするのかといった体制をしっかり決めておかないと本番で混乱してしまいます。

運営:どのような声をかけるかで集客を左右する

他の会社のブースに埋もれず、自社に注意を引くためにはブース前でチラシを配りながら声をかける必要があります。何もしなければ立ち寄らなかった来場者も声をかけられたことでブースに入り、契約に繋がるという可能性もあります。

声を張りすぎると商売っ気が前面に出て警戒されてしまう可能性もありますが、恥ずかしがっていればアピールできません。威圧感の無いよう、明るく、自信を持ってハキハキ喋ることで好印象につながります。また、求めている情報を発信しているブースだと判断されれるように、「●●でお困りではありませんか?」「お客様にこういうメリットのある●●を紹介しています」など来場者のニーズにマッチできる声掛けを心掛けましょう。

誰に声をかけるのかも重要です。闇雲に近くを通った来場者に声をかけているうちにブースがいっぱいになり、本当に購入を検討している来場者が離れてしまっては本末転倒です。展示会入場時に職種で色分けしている札などがあれば、初めから狙いをつけていくのもいいでしょう。

多くの人が訪れる展示会。慌ただしくなるとつい忘れがちになりますが、名刺を受取ったら、どのような話をしたのかを記録しておきましょう。これを怠るとあとで、名刺整理の際に情報がこんがらがってしまいます。しっかりと情報を整理して、フォローの段階に進みましょう。

フォロー:展示会後こそ契約への後押しが必要

いかに当日の商談がうまくいったと思って展示会の後に何のフォローも入れないと、相手社内でよくよく考えてみると「やっぱり必要ない」という結論に至ることはよくあります。相手の購買意欲の高いうちにアフターフォローを入れて契約へと繋げたいところです。当日、どのような話をしたのかを踏まえた上で、再度アポイントを取り、相手の求める提案や紹介をしましょう。アポイントを取る前に、お礼のメールを送ることで、印象を残すこと、思い出してもらうことをおすすめしまします。そのため、お礼メールにも、どのような話をした度のブースの者かを記載しましょう。アポイントは優先順位の高い来場者を順番に回っていくことがオーソドックスですが、優先順位が低い来場者に対しても間を空けないようにしましょう。半年経って「●●に出展した●●ですが、覚えていますか」と電話がきても記憶に残っていないでしょう。熱が冷めないうちにアプローチをかけるようにしましょう。

 
準備:必要な設備、備品の確認及び各納期とスケジュールの調整をする
運営:ブースの導線を意識しつつ、明るく集客・接客する
フォロー:購買意欲の下がらないうちに商談内容をまとめ、契約への後押しを実行する

 

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