広報、販促に不可欠!Wordで簡単に校正のレベルをあげよう

パンフレットや広報誌、ホームページを作成するときに、文字の間違いがあるとがっかりしますよね?読者にそんな思いをさせないために、文字校正に役立つ方法を簡単に紹介します。まずは費用をかけないやり方でやってみたいという方におすすめの方法です。ぜひ使ってみましょう。

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Wordの機能を使って文章を校正しよう

案外やってそうでやっていないのがWordを使った校正の方法です。広報や販促の担当であれば使っている人も多いかもしれませんが、使いこなせてないかもしれません。ある程度のレベルなら設定次第でどんどんレベルが上がるので使ってみてはいかがでしょうか?

※キャプチャ画像は Microsoft Word 2013 の画面になります。

1 「ファイル」→「オプション」→「ヘルプ オプション」→「文章校正」を選ぶ

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2 「Word のスペル チェックと文章校正」→ 「文書の読みやすさを評価する」の欄にある「設定」をクリックし、チェック項目を設定します。自分のレベルに合わせて設定すればいいのですが、できるだけ多めにチェックするといいかと思います。

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「誤りのチェック」は入力ミスと同音語誤りを多め、「表現の推敲」「表現の揺れ」はすべてチェック、「表記の基準」もできるだけ多くチェックを入れるようにしましょう。間違いがある場合は波線が出ますので、確認して直すようにしましょう。

このようにWordだけでもかなりの精度で校正が可能です。自分の力を過信せず、文章を作成する際に使用してみてはいかがでしょうか?

文章の読みやすさと校正は別

Wordを使って校正したとしても、文章の読みやすさはまた別物です。文章を制作したら最後に自分で読んで推敲しましょう。できれば第三者にも読んでもらい、アドバイスをもらえると精度が上がります。

また、よい文章を書くには、日頃から文章を読み、慣れておくことが不可欠。雑誌、書籍などさまざまな文章に接し、文のリズムや言葉の使い方を勉強しましょう。「好きこそ物の上手なれ」ということわざ通り、文章を好きになり親しむのが上達の早道です。できるだけ意識して、文章に触れる習慣を作りましょう。

ちなみに共同通信の「記者ハンドブック」という本があります。文章を生業とする人が、文章を作成する際、表記の揺れなどをチェックするために使う本です。入手できるなら使ってみるのもおすすめです。用例が豊富なので、表記に迷ったときに役立ちます。