“ある日いきなり、広報誌を作る部署に異動になってしまった…”
“○○までに、広報誌を作ってくれと上司に言われてしまった…”
急にこんなことになったら、誰だって不安になってしまいますよね。
でも、慌てなくても大丈夫！
そんな方のために、ここでは広報誌をつくるステップを7つに分けて、各工程で何をすべきか細かく説明していきます。全部読めば、企業の広報誌の作り方を正しく理解できるはず。ではさっそくご説明してきます。
1 企画を考える
「企画」というと難しく考えすぎてしまうかもしれませんが、まずは「どんな内容を載せたいか」を考えてみましょう。とは言え、いきなりそんなこと言われても分からないという方がほとんどだと思います。そういう場合は、「コンセプト」と「ターゲット」を決めると、おのずと企画の内容が固まってくるはずです。誰に向けて、何を知らせたいのかを考えることが、企画を考える第一歩になるのです。
企画が固まったら「台割」と呼ばれる広報誌全体の設計図をエクセルで作りましょう。ページ数を縦に振り、その横のマス目に企画タイトルをつければ完成です。こうすれば、後々ページ順を入れ替えたりするときにもミスが起きにくくなります。
同時に、この時点で
・広報誌のサイズ、ページ数
・配布までの制作スケジュール
を決めることも大切です。
サイズやページ数により掛かる金額も変わってくるので、併せて検討するのがよいでしょう。一般的に広報誌はA4やB5サイズ、ページ数は24～30ページ前後が多いようです。スケジュールは、最終的な配布日を決めたら印刷所と相談しながら逆算していけば、いつまでに何をすればよいのかが具体的になり、行動しやすくなります。
2 取材＆撮影
企画の内容が固まったら、その企画を実現するための取材をしましょう。取材が初めてという方は、気をつけるべき取材のマナーを以下に挙げるので、ぜひチェックしてくださいね。
●少なくとも1週間前にアポを取る
●アポを取る際、先方が忙しい時間帯は避ける
（たとえば飲食店の場合、11:00～14:00、17:00～21:00の間は忙しいため対応してもらえないことが多い）
●取材の趣旨や掲載誌を、企画書にして送る
●写真撮影がある場合は、あらかじめ伝えておく
●取材時間には、予定時刻の5分ほど前に到着する
（あまり早くつきすぎても、取材先の方の準備ができておらず迷惑をかけてしまう場合もある）
●あらかじめ取材先のことを調べていく
（たとえば著書がある場合はそれを読んでおくと、取材中の会話が弾み、深く聞き出すことができる）
また、取材の内容によりプロのライターやカメラマンに外注するのもひとつの手です。プロに任せた方が、誌面の完成度がグッと高くなるはず。
3 デザイン
デザインを組むのはデザイナーの仕事ですが、デザインの雰囲気や、どの部分を強調したいのか等、希望するイメージをデザイナーにしっかり伝えることが大切です。できたら、希望イメージと近い他の媒体をデザイナーに見せ、「ココのこういうあしらいがイメージに近い」と具体的に伝えると、よりスムーズに制作できます。
よくあるのが、「あれもこれも目立たせたい」と欲張って、結果として何を目立たせたかったのか分からない中途半端な誌面になってしまうことです。こうなってしまうと読者も混乱してしまうので、目立たせたい箇所は優先順位をつけることを意識しましょう。
4 執筆
取材した内容をもとに、原稿を書きます。広報誌の場合は、幅広い世代の方が読むことが多いので、文字数は多過ぎない方がオススメです。
また、執筆とデザインの進め方としては、
A 先にデザインを組んで文字数が判明してから原稿を書く流れ
B 先に原稿を書いて、その文字数に合わせてデザインを組む流れ
の２パターンがあります。広報誌の場合は見やすいことが大切なので、先にデザインを組み、その文字数に合わせて原稿を書くほうが、全体の構成のバランスよくなります。
さらに原稿を書く時に大事なのは、いかに目を惹く見出しをつけるか、です。読者は細かい部分まで読まず、見出しを拾い読みして気になった箇所から読む傾向があるので、見出しを工夫し、「読みたい！」と思わせる記事にすることが大切です。
5 校正・校閲
校正とは、誤字脱字などがないかを確認すること、校閲は、内容の事実確認をすることです。本来は、広報誌全体で漢字の表記を統一するのがベストですが、すべてをチェックするのが難しい場合は、各企画内で統一する方法もあります。
また、広報誌での校正・校閲では、特に下記４点に注意することが大切です。
・取材先の名称・住所・連絡先が間違っていないか
・自社紹介や、取扱商品名が間違っていないか
・QRコードがちゃんと読み取れるか
・アンケートはがきの承認番号が間違っていないか
上記は、間違いやすいうえに、間違えると各方面に迷惑をかけてしまうことになるので、最後の最後までしっかりチェックをしましょう。
6 印刷
デザインが完成したら、印刷所に入稿します。通常、入稿した翌々日に色校が出て、さらにその翌々日に色校を印刷所に戻すというスケジュールが一般的です。色校では、最終的な誤字脱字がないか、写真の色がきれいに出ているかを確認します。本来色校は写真の色を確認するためのものなので、色校が出た後に大きなデザイン修正を入れるのはミスの元です。なるべく入稿前に完全な状態のデータを作ることが、最終的にミスを引き起こさないためには大切です。
7 配布
色校を印刷所に戻すと、印刷をして冊子の状態で納品されて完成です！
いかがでしたか？
難しそうに見える広報誌制作も、ひとつひとつの手順に分けて考えれば、そこまで難しくないことが分かるはずです。読者に読まれる広報誌を目指して、がんばってください！
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