社内全体の情報共有を図ることができ、企業文化の醸成や社内の活性化にも有効だとされる社内報。コロナ禍を経て、テレワークを導入する企業が増えたことから、社内のコミュニウケーションを強化するツールとしてあらためて見直されています。
一方で、せっかく作っても読まれない、評価がわからないなど、社内報の編集部・担当者の方からは、さまざまな悩みが寄せられます。
読まれる、そして社員に参加してもらえる社内報にするためにはどうすべきか、どんなことが必要かを考えてみました。

社内報活性化のためのおすすめ企画

社内報に携わっている方々から、当社に寄せられるもっとも大きな悩みは、せっかく制作した社内報への反響が少なく、盛り上がりに欠けているということです。

課題を解決するためには、社内報に対して受け身になりがちな社員の意識を、能動的なものに変えていくことが大切です。

例えば社内報に「社員参加型コンテンツ」を掲載するということが考えられます。社員参加型コンテンツについては次のような企画があります。

フォトコンテスト

社員がスマホでかんたんに投稿できそうな「私のデスク、紹介します」「お気に入りのランチスポット」「在宅勤務の相棒」「テレワークのファッション」などのテーマを設定して、社員から写真を募集します。

デザインコンテスト

テーマを設定してデザイン案を社員から募集します。社内報の表紙デザインや、会社のロゴのリデザイン案など、ラフスケッチでも可能な形で応募をかけます。優秀作はデザイナーにブラッシュアップを依頼して作品化することも考えられます。

ストーリーの共有

社員が仕事やプライベートで経験や体験をした出来事やエピソードを投稿できるコーナーを新設します。例えば「私の失敗談」「特別公開！　私の成功体験」「とっておきの趣味」などのテーマで募集をします。次の投稿者を指名するなど、リレー形式にすることも有効です。

アイデア募集

社内の課題解決や新しいプロジェクトのアイデアを募集します。他部、他の事業部などの案件で、こうしたらいいのではという「業務効率化のアイデア」「こうしたらもっと売れるのでは」「新しい福利厚生の提案」など、当事者ではないからこそのアイデアが注目を集めます。社内で調整の上、優秀なアイデアは実際に採用される可能性があるというスキームを作っておくことで広がりも期待できます。

アンケートと投票

社内での意見を集めるためのアンケートや投票を実施します。「次の社内イベントの内容」「社員食堂のメニュー」「新しいプロジェクト名の投票」その時々の旬のネタをテーマにしたアンケートを実施します。こうしたアンケートや社内報のコンテンツで興味を持ったタイトルなどに投票してもらうことで、社内報の活性化につながる可能性があります。

各企画の募集には、例えば無料で使える手軽な「Google フォーム」を利用すれば、アンケートや募集、写真のアップロードなども簡単に作成でき、リアルタイムで回答を分析することが可能です。

Google フォーム

https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/

今月の社員インタビュー

ランダムに選ばれた社員が自己紹介や最近の仕事について語るコーナー。定型化したテンプレートを用意し、「今月の社員インタビュー」として、興味深い内容を毎回紹介していきます。

社員を巻き込むために必要なことは

せっかく企画を作ったものの、基本的に社内報には受け身で接する社員が大半です。そのため当初は期待した結果にならないケースもあるでしょう。ではどうすれば参加する社員を増やせるでしょうか？その対策を考えてみました。

お手本記事を作成

募集告知の際に、まずは編集部のメンバーが、掲載された時のイメージがわかるような、モデルとなるお手本記事を作成し掲載しましょう。

魅力的な賞品

優秀作品や積極的に参加してくれた社員に対して、魅力的な賞品を提供します。ギフトカード、特別休暇、ランチクーポン、あるいはノベルティーなどが賞品として考えられます。また、部門長が特別に表彰するなどの特典を付けることで社内報の認知度向上に役立ちます。

参加のしやすさ

応募や参加方法を簡単にし、参加する社員の負担を減らします。先ほど紹介したオンラインフォームなどを利用し、手軽に参加できる仕組みを整えます。

定期的なリマインド

社内メールや掲示板、SNSなどで定期的に参加を呼びかけます。締め切り前には特に強くアピールするなどの施策を検討します。

参加意識を高める

参加者全員に感謝の気持ちを伝えるため、結果発表の際には、参加者全員の名前を掲載するなど参加意識を高める工夫をします。

思うような結果を得られない場合は、アンケ―ト結果を分析、企画や参加者の増のための調整をするといったこまめな対策も大切です。

制作事例 / 広報誌

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  病院広報誌制作

  日本赤十字社　福井赤十字病院

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  通信講座会報誌制作

  株式会社ユーキャン

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  地域医療広報誌制作

  株式会社東京法規出版

広報誌を作るために欠かせないのが広報誌の第一印象を決める表紙デザインです。表紙デザインの如何で注目されるものになるかどうかが決まると言っても過言ではありません。

東京オリンピックや札幌オリンピックのメダルデザイン、西武百貨店の袋のデザインや無印良品のデザインなど、誰もが知っているデザインを手がけた日本屈指のデザイナー、田中一光氏は「デザイナーは町医者であれ」と語っています。デザイナーが「町医者」であることは、注目される表紙デザインを作るコツと大きく関わっています。そのコツを３つにまとめました。

手術の前に診察を

どんな医者でもいきなり手術を行う人はいません。まずは診察をし、どこが悪いのか、どのような治療が効果的なのか検討してから治療を行うのではないでしょうか。

広報誌作りも同様です。まずは視察が大切です。広報誌が設置されるであろう場所を確認しましょう。設置棚には何種類ものライバルたちが並んでいます。もしそこに新たに広報誌を入れるとしたら、どのようなデザインをすれば注目されるのか意識してみることです。

次に、書店に視察に行きましょう。広報誌のターゲット層が好みそうな雑誌や書籍をチェックします。どのような文字が好まれているのか、写真は？イラストは？レイアウトは？一番響きそうな手法を探ります。視察で得た情報を、クライアントからの依頼と併せてまとめしょう。

サブターゲットを意識する

様々な患者を受け入れる町医者も、診察した際に別な病気の可能性を考えます。もしかしたら併発していたり診断よりも病気が拡大していたりすることも考えられるからです。中心となっている原因から周囲へと意識を広げます。

デザインも同様で、メインターゲットから周囲に意識を広げる必要があります。そのためには、視察を終えたら、まずは調べたことを一旦忘れましょう。外からの情報に引っ張られすぎてしまうと、注目されるデザインどころか、どこか似たようなデザインになってしまう可能性があります。

忘れたら、次のステップは伝えたいこと、必要なことをリストアップすることです。まずは発信するターゲットを再確認します。そして、そのターゲットの周辺も意識してみましょう。例えば、医療関連の広報誌であれば、メインターゲットは医療従事者ということになりますが、サブターゲットとして病院に訪れる人の目にも止まるデザインを意識します。患者さんや出入りする業者などが含まれるでしょう。これらサブターゲットも含めた上で伝えたいこと、必要なことをリストアップしてみてください。

100%伝わることを目指さない

世の中、100％これが正しいというものは多くありません。特にデザインのように見る人の視点や考え方によってイメージが変化してしまうものであればなおさらです。100%伝えることを目指してしまうと、情報量が多すぎて結局何が言いたいのか全くわからなくてしまったり、バランスが崩れて迷いばかりが伝わるデザインになってしまったり、こちらの思い込みが強く反映されてしまい、ターゲットに響かないものになってしまうことがあります。

100%を目指さないということは目に留めた人に想像するための余地を残すということです。コピーではしっかりと語っているのに、ビジュアルで少し外したものを使用するなど、見た目の印象に「もやつき」を仕掛けましょう。もやつく、つまり気になるからこそページをめくってみたくなるのです。

ここまで３つのコツを挙げてきましたが、基本の読みやすさ、わかりやすさは必須項目です。人に親切なデザインを心がけましょう。どんなに素敵なコピーでも流行りの書体でも、文字が見えにくければ読みづらくなりますし、伝わらなくなってしまいます。読む人の年齢、性別、シチュエーションなどを考えてデザインを施すことが大切です。
まさしく、身近な患者さんに対して丁寧に親切に対応する町医者の如くです。

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読まれる広報誌のデザインとレイアウトを考えるコツ

広報誌はその目的やテーマによって読む人の性別、年齢、職業、趣味趣向がそれぞれ異なります。そこで、デザイナーは広報誌のコンセプトを踏まえ、読ませたい人に読んでもらえるデザインやレイアウトを考えていきます。どんなポイントに留意して広報誌のデザイン・レイアウトを考えていけばよいのでしょうか。そのコツについてまとめました。

伝えたいことの優先順位はついているか

新聞の紙面を見てください。記事によって写真の大きさや文字の大きさが違うことに気づくでしょう。新聞は優先順位の高いニュースを大きく、優先順位の低い記事は小さく扱います。優先順位に応じて紙面にメリハリをつけているのです。そのため、忙しい人は大きなニュースを中心に読んだり、大きな文字のみ目を通したりします。逆に新聞や雑誌が全て均一の文字で埋め尽くされていたとしたらどうでしょうか？メリハリのない誌面は何が重要で、何について書いてあるのかよくわかりませんよね。さらに、どこから読んでいいのかわかりにくく、「つまらない」という印象を与えてしまいます。

どんな広報誌にも「特に読ませたい記事」というものがあります。記事の内容に優先順位を決めてメリハリのあるレイアウトをすることによって読む人の興味を引きつけることができるのです。

記事にメリハリをつけるコツ

素晴らしい文章でどんなによい記事だとしても、文字ばかりの誌面では興味を引きつけることはできません。そのため、誌面に賑やかさを出すことが大切です。例えば、記事の内容に関連する写真やイラストなどを使うことによって、見た目のメリハリをつけることができます。写真やイラストはメリハリを出すだけではなく、記事の内容をわかりやすく補足してくれる効果もあります。ただし、使いすぎはかえって記事の内容を抽象的にしてしまうので注意が必要です。

誌面の印象を決めるわかりやすいレイアウトのコツ

広報誌だけでなく、すべての読み物に言えることですが、誌面の印象を決めるのは「文字の大きさ」と「行間」です。広報誌などのデザインを行う際には特に気を遣いたい部分になります。ここでどのような選択をするかで、作成した広報誌の印象は大きく変わってしまいます。

レイアウトを考える際、タイトル、見出し、本文、キャプションといった文章のパートを抜き出します。それらの大きさを変えてメリハリをつけ、さらにそれぞれの文字の大きさと行間を揃えることによって誌面に統一感が出て読みやすい広報誌になります。

文字の大きさは、読むターゲット層によって変えるのが望ましいでしょう。高齢の方が主なターゲットだった場合、小さな文字ばかり使っては、「読みにくい」「見づらい」といった印象しか与えません。逆に子どもが主なターゲットの場合は難しい漢字は避け、できるだけわかりやすい文章を心がける必要があります。

行間については、つまりすぎても開きすぎても「読みにくい」「見づらい」といった印象になってしまいますので、バランスのとれた行間を決めることが大切です。

 
デザイン・レイアウトにはデザイナーの個性が反映されてしかるべきなのですが、読み手に読みやすいものであること、誌面にメリハリをつけることは読まれる広報誌を作るためには欠かせないポイントです。この２つを押さえた上で、デザインの特徴や差別化について考えていくのが良いでしょう。

 

表紙デザインのコツ

広報誌を作るために欠かせないのが広報誌の第一印象を決める表紙デザインです。表紙デザインの如何で注目されるものになるかどうかが決まると言っても過言ではありません。表紙を作るコツは3つあります。

1つ目は視察です。広報誌が設置されるであろう場所を確認しましょう。そして次に、書店に行きましょう。広報誌のターゲット層が好みそうな雑誌や書籍をチェックします。どのような文字が好まれているのか、写真は？イラストは？レイアウトは？一番響きそうな手法を探ります。

2つ目はサブターゲットを意識することです。メインターゲットから周囲に意識を広げる必要があります。伝えたいこと、必要なことをリストアップしましょう。そして発信するターゲットを再確認します。そして、そのターゲットの周辺も意識してみましょう。これらサブターゲットも含めた上で伝えたいこと、必要なことをリストアップしてみてください。

3つ目は100％伝わることを目指さないことです。100%伝えることを目指してしまうと、情報量が多すぎて結局何が言いたいのか全くわからなくてしまい、ターゲットに響かないものになってしまいます。この章の内容はこちらの記事でも紹介しています。

広報誌制作の流れ

広報誌をつくるステップは7つあります。それぞれのステップをざっと見ていきましょう。

1　企画を作る

「コンセプト」と「ターゲット」、つまり誰に向けて、何を知らせたいのかを考えることが、企画を考える第一歩です。企画が固まったら「台割」と呼ばれる広報誌全体の設計図を作ります。そして広報誌のサイズ、ページ数、配布までの制作スケジュールも決めていきます。

2　取材&撮影

企画の内容が固まったら、その企画を実現するための取材をしましょう。取材の内容によってはプロのライターやカメラマンに外注することも考えられます。

3　デザイン

デザインを組むのはデザイナーの仕事ですが、デザインの雰囲気や、どの部分を強調したいのか等、希望するイメージをデザイナーにしっかり伝えることが大切です。

4　執筆

取材した内容をもとに、原稿を書きます。広報誌の場合は見やすいことが大切なので、先にデザインを組み、その文字数に合わせて原稿を書くほうが、全体の構成のバランスよくなります。

5　校正・校閲

校正とは、誤字脱字などがないかを確認すること、校閲は、内容の事実確認をすることです。固有名詞や店舗名などに間違いがあると各方面に迷惑をかけてしまうことになるので、最後の最後までしっかりチェックをしましょう。

6　印刷

デザインが完成したら、印刷所に入稿します。入稿後に色校がありますが、色の確認に止め、デザインの大幅な修正は避けましょう。なるべく入稿時に完全な状態のデータを作ることが、最終的にミスを引き起こさないためには大切です。

7　配布

色校を印刷所に戻すと、印刷をして冊子の状態で納品されて完成です！この章の内容はこちらの記事でも紹介しています。

デザインを外注する際のポイント

効果の高い広報誌を作成するためには発注の際にコツがあります。

まずはコンセプトメイキングです。何のために作るのかという目的や、何を伝えたいのか、どのような広報誌にしたいのか、といった今後進めるにあたって重要なポイントを決めていく必要があります。

次にイメージを上手に伝えることです。イメージを伝えるコツとして、イメージの参考となるサンプルを集めることをオススメします。イメージに近いデザインサンプルを指定したほうがデザイナーにとってもイメージが掴みやすく、上がってくる初校も完成形にそれほど遠くなりづらくなります。

最後に、デザインの効果を高めることが挙げられます。デザインの効果を高めた広報誌を作ろうと考えているならば、直接会って発注することがコツです。ディスカッションを通して依頼を行うことができればより細かなニュアンスやイメージが伝わりやすくなり、さらにはデザイナーの持っている能力も十分に活用することができるようになるからです。この章の内容はこちらの記事でも紹介しています。

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  トラック・バス製造会社広報誌制作

  三菱ふそうトラック・バス株式会社

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  アネスト岩田株式会社

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●病院での広報誌の役割とは？

広報誌は企業や自治体のみならず、最近は病院でも患者さんや地域の住民に向けて制作することが増えています。そもそも広報誌とは、どういった役割を果たすべきなのでしょうか。用途はさまざまあり、従業員向け、会員向け、顧客や市場向けなど、誰に配布するのかで役割は大きく異なります。

病院の場合、病院内の活動やイベント、社会貢献活動などを多くの方々に知ってもらうために制作するケースが少なくありません。「患者さんを診療する」という本来の役割だけでは伝えきれない病院の「個性」や「信念」を訴求しやすく、病院のイメージアップも見込めます。

近年は広報誌を制作せず、Webサイト経由で情報を発信するケースが増えています。しかし紙媒体の広報誌の場合、幅広い年齢層、特にネットに不慣れなお年寄りに対して強くアプローチすることができます。

ふと目に入ったところで気軽に手に取ってもらえることから、Webサイトではなく、あえて紙媒体の広報誌を制作する企業や病院も少なくありません。SNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）やWebサイトと連携することを想定して制作することもあり、広報誌の重要性がさらに増しているのです。

●広報誌を制作するポイント

病院が制作する広報誌には、どんな内容を載せるのが好ましいでしょう。病院の活動を広く知ってもらうのが一般的で、「これを掲載しなければならない」という決まりは必ずしもありません。そのため広報誌の制作担当者は、何を載せるべきかで迷ってしまうケースが多いのではないでしょうか。

最初に考えるべきは、「読者を絞ること」です。例えば患者さんに配布することを想定した広報誌ならば、医師の思いや病院の施設などを案内する、患者さんの家族に向けて配布するなら、健康に配慮したレシピを紹介する、病院選びを迷っている人に配布するなら、医師や看護師を案内する、といった具合に内容を絞り込むことができます。医師や看護師を1人ずつ紹介し、患者さんに対する姿勢や思い、さらには私生活や趣味まで取り上げた広報誌もあります。

次は「情報の見やすさ」です。Webサイトやフリーペーパーなど、多くの情報が氾濫する現在、読み手の「目」は以前よりも肥えています。役に立たなかったりつまらなかったりする情報は読まないのが当たり前です。そのため、読み手が「興味を持つ」「読みたくなる」と思わせる仕掛けづくりが欠かせません。例えば、掲載する写真1つ1つもきちんと精査し、読み手が関心の持つものを選ぶべきでしょう。誌面のレイアウトも工夫し、こだわりを全面に打ち出せるようにする必要があるでしょう。とはいえ、写真の選定やレイアウトの良し悪しを判断するのは難しいもの。掲載すべき内容を決めたら、広報誌や小冊子などを制作する専門のプロダクションなどに相談するのが好ましいでしょう。

●どのように配布する？

せっかく制作した広報誌も、読者に読んでもらえなければ意味がありません。想定した読者層の導線や、読みたいと思ったタイミングに手に取れる場所を考え配布することが大切です。例えば通院する患者さんに向けた広報誌や冊子なら、受付や待合室などに置くようにします。

通院できない地方の方や病院選びに迷っている方に向けた広報誌なら、WebサイトやSNSを活用するのが効果的です。バックナンバーをWebサイト経由で誰でも読めるようにしたり、新しい広報誌が発行されたことをSNSで告知したりするとよいでしょう。できるだけ多くの人に知ってもらえる工夫を施すようにします。広報誌を読んだ方が病院に親近感を覚え、足を運んでくれるきっかけにもなります。

周囲の噂や口コミがインターネットを通して簡単に広まるようになった現代。正しい情報を伝えるためには、患者さんや地域の住民などに向けて価値ある情報を訴求する取り組みが欠かせなくなっています。病院としての取り組みや姿勢を伝える手段として、自分たちできちんと情報発信できるツールを作っておきたいですね。

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  新卒 歯科衛生士向け フリーペーパー制作

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自社の広報活動の一環として、広報誌を作成するという選択があります。広報誌と言っても、自社の事業や理念などを広く知ってもらうためにつくる広報誌の他に、特定の人（会員や従業員）に対して情報を発信する会報誌も含まれます。

広報誌を作成する際、自前で全てできれば良いのですが、不慣れな場合、逆にコストがかかってしまった上、中途半端なものが出来上がるリスクを孕んでいます。そもそも制作を得意としている人材がいないのであれば、デザイナーやデザイン会社などに発注するのがベターです。しかし、外注先はあなたの会社についてそれほど詳しくはありません。効果の高い広報誌を作成するためには発注の際にコツがあります。そのコツを３つまとめました。

コンセプトメイキングのコツ

広報誌を作るにあたって、まず取り組むべきは骨子作りです。何のために作るのかという目的や、何を伝えたいのか、どのような広報誌にしたいのか、といった今後進めるにあたって重要なポイントを決めていく必要があります。

これらの内容を一般的にはコンセプトと呼びますが、コンセプトがない状態で外注することは非常に危険です。会社のことをよく知らない社外の人材では、決められないことも多いという点、そしてコンセプトメイキングから携わってもらった場合にコストが非常に高くついてしまうという点がリスクとなってしまいます。

コンセプトを作る際にはできるだけ社内の人材で集まり、決めていくようにしてください。何を決めなくてはいけないのか、何を確認する必要があるのかを会議の前に担当者が洗い出しておくことがコンセプトメイキングのコツになります。

イメージを伝えるコツ

口頭や文章のみで人にイメージを伝えるとうのは非常に難しいことです。もちろん、不可能ではありませんし、漠然とした情報のみを受け取った方が、インスピレーションが湧いて良いものを作れるというデザイナーも中にはいます。しかし、それはとても少ないということを覚えておいた方が良いでしょう。

曖昧な情報でデザイナーに発注すると、多くの場合イメージと異なるものが上がってくるため、それをベースに修正を繰り返すことになり、時間もコストも浪費することになります。

そこで、イメージを伝えるコツとして、イメージの参考となるサンプルを集めることをオススメします。他社のものになると思いますが、イメージに近い広報誌をできるだけ集めてみてください。写真の雰囲気はこれ、全体の構成はこれ、文章の感じはこれ、など、それぞれのイメージに近いデザインサンプルを指定したほうがデザイナーにとってもイメージが掴みやすく、上がってくる初校も完成形にそれほど遠くならないはずです。

デザインの効果を高めるコツ

デザインの発注はどのようにしていますか？クラウドソーシングが広まっている今日では、日本全国いや世界各国へもパソコン一つで発注ができてしまう時代です。しかし、完璧な完成イメージを既に持っているのであれば別ですが、デザインの効果を高めた広報誌を作ろうと考えているならば、直接会って発注することがコツです。

クラウド上でやり取りをしている場合、デザイナーは基本的に指示内容にできるだけ忠実に作ろうとします。そのため、サプライズのない無難なデザインが上がってくるでしょう。しかし、直接会って話しながらイメージを伝えることができれば、その場でデザイナーよりアイデアの提案を得ることができるかもしれません。ディスカッションを通して依頼を行うことができればより細かなニュアンスやイメージが伝わりやすくなり、さらにはデザイナーの持っている能力も十分に活用することができるのです。

コンセプトに沿って、素晴らしいデザインがあがってくれば、とても効果の高い広報誌ができあがることでしょう。

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